Quando você está começando um negócio, você investe na compra dos produtos que vai vender, a princípio você sabe tudo que comprou para manter um bom estoque, mas com o passar dos meses você negligencia o estoque e é um erro que a maioria se compromete. É necessário que você acompanhe seus estoques para não ter preguiça, se deixa o tempo passar e não sabe por onde começar, continue lendo para saber os benefícios que pode ter ao acompanhar seus estoques.
Um estoque com uma boa gestão permite saber o valor real do seu investimento, se você é uma daquelas pessoas que quer crescer, uma boa gestão é fundamental para ter o fluxo de caixa de que precisa para se alavancar ou vai à falência.
O inventário
O conceito de estoque em uma empresa é baseado em todos os produtos e / ou matérias-primas que você tem para venda futura. O estoque é composto por todo o estoque do negócio que não foi vendido, a matéria-prima que você possui (criar novos produtos) e todos os produtos que estão em processo de produção e que em breve estarão disponíveis para venda.
É muito importante que você controle todos os itens que existem em seu estoque com um inventário, esta informação permite que você conheça a situação real para tomar decisões administrativas que sempre se refletirão em um bom atendimento ao cliente.
Com as informações corretas sobre seu estoque, você sempre terá as seguintes vantagens :
- Saiba quando menos ou mais de certos produtos são vendidos para que você esteja preparado.
- Comprar em quantidades maiores diminui o preço de cada produto.
- Realize promoções de produtos que estejam vencidos ou em deterioração para movimentá-los.
- Você sabe qual produto mais movimenta em determinado período e antecipa a compra para que continue a vender e tenha a aceitação de seus clientes.
- Você tem estoque no balanço patrimonial e na demonstração do resultado.
Tipos de Inventários
Os tipos de estoques que você pode usar em seu negócio dependem de suas necessidades atuais, os cinco principais são:
- Inventário perpétuo : Você deve registrar as operações de todos os produtos de forma que possa saber a qualquer momento o valor de seu estoque final, o custo do que você vendeu e o lucro ou prejuízo bruto. Ajuda você a ter um controle maior, por estar sempre atualizado os cadastros no estoque.
- Inventário intermitente: você pode fazer isso várias vezes por ano e pode usá-lo por vários motivos.
- Inventário Inicial: Como o próprio nome indica, é realizado no início de sua operação
- Estoque final: você faz isso no final do seu ano fiscal
- Inventário Físico: É o inventário onde você tem que contar, pesar (se for o caso), mantendo suas anotações sobre cada um dos diferentes produtos que você tem em estoque no dia em que o fizer.
Como economizar dinheiro fazendo um inventário correto.
Gerenciando bem seu estoque, você pode economizar muito dinheiro:
- Evite perdas : Produtos que estão em seu estoque há muito tempo porque não se moviam no momento em que foi decidido colocá-los à venda (antiquados ou não tem o interesse que você esperava) por conhecê-los você pode evitar perdas e mova o produto o mais rápido possível.
- Economize nos custos de armazenamento : Você não deve armazenar seus produtos por muito tempo, o custo destes pode variar em extremos ou você acumula produtos que não têm a saída esperada aumenta seus custos de armazenamento.
- Evite a deterioração dos produtos : Gerenciar bem seus estoques ajuda a evitar a deterioração dos produtos ou perdas desnecessárias, por exemplo, se você vender produtos com datas de validade (alimentos, cremes) se eles não saírem do estoque no prazo eles ficarão e significa uma perda que você não poderá recuperar.
- Gerenciar Fluxo de Caixa : Uma boa gestão do seu estoque vai te ajudar a melhorar o fluxo de caixa, você deve retirar o produto para que possa ser vendido senão você não vai gerar renda, você pagou à vista, é hora de reaver. Você não poderá pagar seus fornecedores por produtos que não são vendidos.
Saber o valor do seu estoque ajuda a tomar decisões na hora de comprar os produtos que você precisa, adquirir a quantidade correta é um bom planejamento para não ter problemas na hora de vender os produtos e ter dinheiro para voltar a investir.
Como realizar o controle de estoque.
Você pode se ajudar com um Sistema de Ponto de Venda, que te ajuda a classificar seus produtos por categorias, se os produtos tiverem código de barras não os altere, usá-los te ajuda a ser mais ágil, você só precisa de um leitor de código de barras para ser mais rápido e reduzir o tempo de espera de seus clientes. Manter o controle de estoque ajuda a ter contabilidade disponível, isso envolve dois aspectos importantes:
- O custo do estoque adquirido.
- O custo do estoque é mantido em suas contas comerciais até que seja vendido.
A avaliação dos estoques é realizada de acordo com uma base específica em termos monetários, estes 4 métodos são comumente usados em negócios ou empresas:
- Identificação específica : É utilizada em negócios onde se encontram os mesmos produtos ou artigos com características individuais (referência, número, marca e custo). É utilizado para manter registros para identificar com precisão os produtos e seus custos exatos, estes são identificados por meio de uma compra e sua fatura. Você pode determinar o custo específico das vendas e avaliar o estoque final com o custo específico dos produtos.
- Primeiras entradas primeiras saídas (PEPS) : Uma das mais utilizadas em uma loja, quando você compra produtos e eles são os primeiros a entrar no estoque, são os primeiros a serem vendidos (custo das vendas) ou consumidos (custo de produção). Para produtos que possuem validade é muito importante levar em consideração o acima, este método se aplica a todos os seus produtos, caso contrário eles se desgastarão, pode haver alguma alteração na apresentação do produto e então você não conseguirá vender eles. O estoque final é formado pelos últimos itens que passaram a fazer parte do estoque.
- Último a entrar, primeiro a sair (UEPS) : O método UEPS para calcular o custo do estoque é o oposto do método PEPS. Os últimos produtos que você comprou são os primeiros a serem vendidos ou consumidos, o objetivo é que no estoque final você tenha os produtos que foram comprados primeiro. Este é um método muito útil quando os preços dos produtos estão constantemente aumentando. A aplicação financeira desse método implica um valor mais alto do custo de venda porque você determina, com base nos últimos produtos adquiridos, que eles geralmente são mais caros.
- Custo Médio : ao utilizar este método, faz a média dos custos dos produtos com as movimentações de armazém realizadas. É usado quando você tem estoque negativo em seu armazém, quando você detecta estoque negativo, você deve pegar o último custo correto em vez de realizar o cálculo para que o custo não suba rapidamente. Isso pode ser calculado da seguinte forma: = [(Estoque x Custo Médio Atual) (Quantidade que entra ou sai x Custo Unitário)] / Estoque +/- Quantidade que entra ou sai.
Você pode fazer o inventário de várias maneiras:
- Manual : Em um caderno (que você vai se confundir e abortar) ou em uma planilha
- Sistema : Com um Sistema de Ponto de Venda ou Software de Ponto de Venda ajuda você a realizar esta tarefa, de forma simples, prática e ágil e ajuda a prevenir o famoso roubo de formigas que causa forte impacto em seus lucros.
Qualquer que seja o método que você escolher, você deve fazê-lo periodicamente e ter estratégias para o sucesso e crescimento do seu negócio.
Benefícios de fazer um inventário
Aqui estão algumas técnicas que podem ajudá-lo a ter um melhor fluxo de caixa em sua empresa e um melhor controle de seus estoques:
- Planejamento de contingência
Você deve fazer um plano de contingência para os riscos que possa ter, esses problemas podem paralisar uma empresa por não estar preparada. Por exemplo:
- Você fica sem produto devido ao aumento das vendas.
- Falta de espaço em seu estoque para colocar os produtos mais vendidos.
- Produtos que não se movem rapidamente e ocupam espaço no seu armazém.
- Você não tem fluxo de caixa e não pode pagar pelo produto de que precisa.
- Cálculo de estoque ruim (menos produtos).
Você está realmente preparado para esta situação. O que vai fazer? Como você resolverá o problema? Como isso afetará os negócios? Descubra onde estão os riscos e aplique-se para executá-los.
- Comunicação com seus fornecedores
Ter um bom relacionamento com seus fornecedores pode ser uma dor de cabeça, mas pode te ajudar em situações complicadas, você deve manter um bom relacionamento isso pode te ajudar a gerenciar seu estoque, não compre se não precisar ou solicite o mínimo de a compra mínima e avise-o quando precisar de uma recarga.
Você deve ter prioridade para o gerenciamento do seu estoque, você deve separar os produtos com maior giro, por exemplo:
- Produtos de alto valor e baixo custo : exigem muita atenção, são vendas imprevisíveis
- Produtos de médio valor com venda moderada : Estão aí, não se deve descuidar deles, são produtos que vende sempre
- Produtos de baixo valor e alta venda : eles não precisam de atenção extra, estão sempre vendendo.
Grande parte da boa gestão de estoque é planejar e prever a demanda esperada, isso evitará o aumento do custo de sua operação. Você deve manter um registro da rotação dos produtos sazonais e poder fazer uma previsão mais precisa, a realidade é que você não sabe o que são e quais devem ser considerados. Analise os seguintes pontos para que você possa fazer uma projeção precisa de suas vendas:
- Vendas realizadas no ano passado na mesma semana
- Próximas promoções
- Tendências de mercado
Se você puder pensar em algo adicional para fazer uma previsão mais precisa, inclua-o.
Um sistema de ponto de venda pode te ajudar a saber a quantidade de produtos que você tem em estoque, independente do exposto é necessário que você faça um inventário físico para comparar os resultados que tem no sistema com o real.
Existem vários métodos para fazer isso:
- Inventário físico: Normalmente são realizados uma vez por ano e é no final do ano que os negócios o fazem, é muito demorado, cansa e pode afetar o funcionamento do negócio, mas são necessários.
- Ponto de verificação: Você deve escolher um produto, contar sua existência em seu estoque e fazer uma comparação com o que deveria ser. É um complemento ao inventário físico.
- Ciclo de contagem: Realiza-se ao longo do ano, podendo ser diário, semanal ou mensal, geralmente os produtos de maior valor são selecionados para uma contagem mais frequente.
Quando você deve fazer isso?
É fundamental destacar a periodicidade com que você realiza seu inventário. Não existe uma regra definida que diga com que frequência é melhor. Embora seja verdade que as empresas são obrigadas a fazer inventários uma vez por ano, geralmente no final do ano e para poderem avaliar as ações da empresa, sejamos honestos, não é a melhor das alternativas.
Aconselhamos que faça o inventário pelo menos uma vez por ano, a maioria das empresas aproveita o final do ano para fazer para fechar um exercício e contabilizar o seu patrimônio.
Dependendo do porte do negócio, você pode programá-lo para um dia em que provavelmente terá que interromper suas atividades diárias ou para um fim de semana, outra opção é realizar um inventário cíclico. Para que você tenha melhores resultados, é necessário ter uma ferramenta que o ajude a fazer isso facilmente como um Sistema de Ponto de Venda, para realizar as melhores práticas.
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